Comment mettre en place une politique de travail à distance + Exemples

2020 a changé la façon dont nous travaillons. Les exemples suivants de politiques de travail à distance et d'accords de travail à domicile devraient vous aider à naviguer dans la transition du travail basé sur le bureau au travail à distance en premier lieu.  

Qu'est-ce qu'une politique de travail à distance?

Une politique de travail à distance définit comment les employés peuvent travailler depuis un espace alternatif au bureau, que ce soit pour une période de temps permanente ou temporaire.

Rodolphe Dutel, fondateur du tableau d'emplois à distance Remotive, estime que l'élaboration d'une politique de travail à distance efficace revient à établir des règles de base que tout le monde doit suivre. "Par exemple, les équipes à distance peuvent être entièrement distribuées, hybrides, ou "seulement à distance le vendredi". Tout peut fonctionner. L'important est que les coéquipiers sachent où ils en sont, ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas faire. Plus votre équipe est "à distance", plus votre politique de travail à distance devient importante. Principalement parce que les coéquipiers ne peuvent plus simplement poser des questions dans le couloir. C'est pourquoi de grandes entreprises à distance telles que GitLab ont des manuels collaboratifs. Imprimé, cela consisterait en plus de 7 000 pages de texte. Imaginez cela!"
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Checklist de politique de travail à distance 

La plupart des politiques devraient inclure :

• Communication convenue
  Cela devrait définir comment vous resterez en contact avec le reste de l'équipe et à quelle fréquence la communication devrait avoir lieu. Cela peut signifier être disponible sur Slack toute la journée, faire des points via e-mail ou rester en contact par téléphone. Il devrait également y avoir un temps de réponse convenu pour chaque plateforme, afin que les problèmes puissent être résolus rapidement.
• Horaires de travail convenus
  Cela inclut la disponibilité programmée pour l'employé et l'employeur, afin qu'il soit facile de se mettre en contact lorsque c'est nécessaire.
• Surveillance des données de l'entreprise et confidentialité
  Si vous travaillez pour une entreprise où les données doivent être sécurisées et confidentielles, des mesures doivent être prises pour les protéger lors du travail à distance. Cela peut inclure des adresses IP ou des portails à utiliser par les employés individuels.
• Responsabilités des employés à distance
  Il n'est pas aussi facile de communiquer les responsabilités si vous n'êtes pas dans la même pièce, celles-ci devraient donc être clairement définies afin que toutes les parties puissent travailler de manière indépendante, sans communication constante.
• Allocation pour le bureau à domicile
  De nombreuses entreprises choisissent d'inclure une allocation pour les bureaux à domicile. Si vous prévoyez d'inclure un fonds pour travailler à domicile, le montant devrait être spécifié ici, ainsi que la manière de le réclamer.
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Modèles gratuits de politique de travail à distance 

• Université de Surrey (PDF - pas d'inscription)
• Society for Human Resource Management (Document Microsoft Word - pas d'inscription)
• Owl Labs (eBook - inscription requise) 

Types de politiques de travail à distance

Généralement, la position d'une entreprise sur le travail à distance peut être de type "remote-first", partiellement à distance ou entièrement à distance. L'échelle de Buffer offre un excellent aperçu des positions sur le travail à distance. 
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Que signifie 'remote-first' ? 

Si vous êtes une entreprise axée sur le travail à distance, cela signifie que le travail à distance est la norme, même si vous avez des conversations en personne. En général, cela signifie que tout doit être transcrit dans un journal de conversation transparent (Slack) ou par e-mail, au minimum. Cela vise à informer chaque employé, garantissant ainsi qu'aucun ne soit désavantagé pour ne pas être présent lors de la conversation.

Que signifie partiellement à distance ? 

Une partie de votre équipe travaille dans un bureau ou a la possibilité de travailler depuis un bureau d'équipe lorsqu'elle le souhaite. Vous pourriez toujours être une entreprise axée sur le travail à distance et partiellement à distance. 

Que signifie entièrement à distance ? 

Il n'y a pas de lieu de bureau désigné pour l'équipe, c'est une entreprise entièrement à distance. 
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Stratégies de travail à distance pour les équipes

La gestion de projet basée sur le bureau fonctionne en utilisant une communication instantanée entre les membres de l'équipe dans un même espace - cette méthode ne se traduit pas en travail à distance. Les idées suivantes vous permettent de développer de meilleures stratégies pour une équipe distribuée et à distance. 

Stratégies de travail à distance pour les petites équipes (-10) 

L'un des grands axes pour les petites équipes est l'asynchronicité.
‍Firstbase, une équipe de moins de 10 personnes, suggère que "la gratification instantanée des bureaux de distraction de type club pour adultes fait que les gens se sentent occupés sans leur permettre d'être productifs". En travaillant de manière asynchrone - cela signifie ne pas communiquer constamment sur le travail en messagerie instantanée - vous permettez à votre équipe de se concentrer sur un travail approfondi et de se synchroniser avec des collègues pertinents ultérieurement, au moment approprié. 

Stratégies de travail à distance pour les équipes de taille moyenne (10-100)

Vous pourriez constater que l'adoption de politiques de travail à distance de la part d'équipes plus importantes (comme le Système Agile de Mise à l'Échelle de Spotify) pourrait convenir à la vôtre - Doist (68 employés) utilise le ‘Système DO’, basé sur la production des équipes, plutôt que sur les résultats. 

Les entreprises de taille moyenne, y compris Doist, affirment également que le recrutement de ‘Jack & Jills de tous les métiers’ peut être essentiel pour s'assurer que le travail est toujours réalisé rapidement avec une équipe plus restreinte. En recrutant des personnes ‘proactives et curieuses qui prennent en charge l'apprentissage de nouvelles compétences’, vous éliminez le gaspillage de temps lié aux responsabilités ou aux tâches plus petites. 

Stratégies de travail à distance pour les grandes équipes (100+)

Prenons Disney, par exemple. Ils ont divisé leur entreprise en petites équipes avec des responsabilités et des tâches "micro", travaillant avec des pratiques agiles. En s'assurant que tout le monde est responsable de ses propres tâches, et que chaque membre de l'équipe est responsable de sa propre production, ils peuvent toujours atteindre le niveau de détail granulaire que l'on pourrait voir dans une petite équipe - avec une entreprise de plus de 223 000 employés. Ces politiques de télétravail fonctionnent pour un certain nombre d'entreprises, dont Spotify, Apple et IBM.  

Vous voulez en savoir plus sur le travail à distance?
Consultez comment passer au travail à distance, ou comment demander des horaires plus flexibles au travail. 

Table des matières :

Liste de contrôle de la politique de travail à distance • Modèles de politique de travail à distance • Types de politique de travail à distance • Stratégies de travail à distance pour les équipes