As Melhores Ferramentas para Manter a Produtividade Durante as Viagens

O seguinte é um post de convidado dos nossos amigos da WorkFrom. 

Viver o sonho como parte de uma equipa híbrida ou remota significa poder viajar para qualquer lugar do mundo e trabalhar em qualquer lugar, a qualquer hora. Mas nem tudo é diversão. Os funcionários/empreendedores remotos, tal como qualquer outro Working Class Hero, ainda têm de trabalhar.

De facto, somos um grupo que mais frequentemente quer trabalhar como loucos. Nós realmente amamos o que fazemos e, para poder viver uma vida cheia de viagens e novas experiências, não podemos ser apenas decentes no que fazemos - temos de ser excelentes. A única forma de produzir um excelente trabalho enquanto viaja é estar organizado.

Ferramentas para Manter a Organização Durante Viagens Profissionais

Hardware: Encontrar o Portátil Certo

Ter um computador pessoal confiável e eficiente é obviamente a porta de entrada para o estilo de vida remoto. Esta máquina será o lar do seu negócio. Portanto, precisa ter uma qualidade decente, com pelo menos 8 gigabytes de RAM para poder executar qualquer programa criativo.

Dada a natureza de um viajante profissional, o seu portátil não precisa necessariamente ser o equipamento mais caro do mercado. Quando nós, na VisualFizz, viajamos com portáteis muito caros, descobrimos que são mais um obstáculo do que uma ajuda. Preocupar-nos constantemente com a sua segurança, durabilidade, mantê-lo imaculado, etc., significa que passamos mais tempo (e energia mental) a tentar evitar problemas com os nossos portáteis do que a produzir um trabalho incrível!

Descobrimos que um computador pessoal de gama média - um que não ficaria arrasado se o perdesse e não vai quebrar o banco - combinado com uma mala para laptop de qualidade e bem acolchoada é tudo o que o trabalhador remoto precisa para encontrar o equilíbrio entre um dispositivo de qualidade e tranquilidade.

Armazenamento na Nuvem e Software de Backup Automático

Um local de armazenamento na nuvem confiável e um software de backup consistente são tão indispensáveis quanto um laptop durável e razoavelmente barato. Encontrar um software de backup com bom custo-benefício para funcionar em segundo plano enquanto trabalha é um recurso inestimável para uma equipa remota eficaz.

Embora a Suite Google ofereça muitas ferramentas básicas gratuitas, existem outras opções que valem a pena investigar. Por exemplo, o Dropbox oferece muito espaço. A nossa equipa gosta do EaseUs BackUp; é gratuito, versátil e pode ser personalizado para atender às suas necessidades.

Google Drive

Embora o Google não seja o fim de tudo em termos de armazenamento na nuvem, o Google Drive tende a ser a escolha de muitos nômades digitais e empresas (incluindo a VisualFizz!) A Suite do Google oferece uma tonelada de integrações e ferramentas básicas para organizar seus arquivos e mantê-lo eficiente, mas existem muitas outras ferramentas de armazenamento na nuvem que podem fazer o mesmo. O TechRadar oferece uma ótima visão geral dos Top 10 Melhores Sistemas de Armazenamento na Nuvem em 2017 se estiver interessado nos sistemas de nuvem mais recentes.

Ferramentas de Organização Para Juntar Tudo

“Nenhum homem é uma ilha.” Todas as equipes remotas precisam de uma ferramenta centralizada de gerenciamento de projetos para acompanhar prazos, projetos e todos os detalhes minuciosos.

• Trello é tão simples quanto possível - é basicamente uma lista de verificação glorificada, mas integra-se extremamente bem com uma variedade de outras ferramentas, como o Harvest e o Slack.
• Também gostamos do Basecamp, pois é fácil de usar e tem tudo o que precisa para gerir equipas completas num único local virtual.
• O Zendesk, embora comumente direcionado mais para a comunidade de desenvolvimento e tecnologia, é outra ótima ferramenta que envia lembretes diretos por e-mail, o que pode evitar que detalhes vitais sejam esquecidos.

Comunicação Centralizada Para Qualquer Fuso Horário

A ferramenta essencial número um para as equipas (mesmo acima do seu organizador de projetos) é um canal de comunicação centralizado. Adoramos o Slack para manter as pessoas em fusos horários diferentes atualizadas sobre os mesmos projetos. Pode definir horários específicos de 'Não incomodar' ajustados ao seu fuso horário que silenciam as notificações até uma hora preferida, o que é fantástico para o sempre elusivo conceito de equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Também notifica aqueles que tentam contactá-lo que está em modo de Não incomodar, para que saibam que podem não receber resposta durante algumas horas. O Slack é uma plataforma fantástica que torna a gestão de equipas remotas fácil e divertida.

Para videoconferências em todo o mundo, usamos o Google Hangouts ou Zoom como algumas das nossas opções de vídeo favoritas. Uma das grandes vantagens do Google Hangouts é que se integra perfeitamente com o resto da extensa suite do Google, garantindo que possa conectar automaticamente com os seus calendários, pastas partilhadas, folhas de cálculo do Google e muito mais.

Rastreadores de Tempo: Veja Exatamente Onde o Seu Tempo é Gasto

O rastreamento de tempo é uma tarefa crítica e muito chata que a maioria de nós não pode evitar. Não pode atribuir uma taxa horária ao seu trabalho se não rastrear o seu tempo, e não pode possivelmente delinear com precisão um projeto sem saber quanto tempo gasta em tarefas essenciais.

Algumas das nossas ferramentas favoritas de rastreamento de tempo são:

• Harvest, que é principalmente uma ferramenta de faturação que também permite rastrear ou registar o tempo manualmente, embora possa ser necessário fazer upgrade para a versão premium.
• Toggl oferece uma opção de rastreamento de tempo gratuita muito amigável e eficaz e oferece uma ampla gama de visualizações e resumos para tornar o rastreamento de tempo o mais fácil e automático possível.

Para nós, o rastreamento de tempo ajuda nossa equipe a manter o foco na tarefa atual e a ter em mente o tempo que passa, em vez de seguir nossos caprichos digitais para sites de viagens e reservas de voos sem fim.

Ka-Ching: Gerir o Seu Dinheiro em Segurança

O dinheiro é um meio para um fim, mas é praticamente impossível viajar sem ele. Manter suas finanças organizadas, seu orçamento sob controle e o dinheiro entrando é fundamental para um estilo de vida nômade digital a longo prazo.

O Paypal é reconhecido globalmente como o pilar da gestão financeira, mas provavelmente já sabia disso. O Payoneer, disponível em mais de 200 países e em mais de 100 moedas, é uma ferramenta relativamente nova para freelancers e afiliados receberem pagamentos globais. O Payoneer envia e recebe pagamentos através de um cartão de crédito, por isso certifique-se de verificar as taxas aplicáveis antes de decidir se esta é a ferramenta certa para si.

Outra excelente plataforma de gestão financeira é o Mint; é uma ferramenta incrivelmente poderosa e abrangente que monitoriza de perto os seus hábitos de gastos e orçamentos, ajudando-o a controlar múltiplas fontes de rendimento, despesas, ativos, investimentos, linhas de crédito e todas as suas contas financeiras num só lugar. Pode acompanhar os seus hábitos de gastos e rendimentos ao longo do tempo e descobrir novas formas de reduzir orçamentos e poupar algum dinheiro.

O Mint também fornece uma pontuação de crédito gratuita (sim, mesmo ‘gratuita’, e não ‘dê-nos o seu email e vamos enviar-lhe toneladas de spam’), que é atualizada todos os meses e alerta-o quando ocorrem alterações. É bastante útil e a sua popularidade continua a crescer. 

Não Pode Viajar Sem um Corpo Saudável

Invista num monitor de fitness portátil, como um FitBit ou algo semelhante. Pode acompanhar os seus passos e a sua frequência cardíaca enquanto viaja, para ter uma ideia de quanto exercício precisa de fazer ao regressar a casa. Costumamos andar bastante enquanto viajamos e, quando chegamos a casa, deixamos isso de lado.

Adquira um Fitbit (ou algo semelhante) para que possa acompanhar o seu exercício enquanto estiver no estrangeiro e continuar quando voltar para casa. Também se torna um pouco obsessivo - mas de uma forma positiva. Uma vez que comece a olhar para o calendário digital (lindamente integrado e atualizado) com o seu registo de atividade física, sentirá a necessidade de manter o gráfico de atividades colorido. O resultado final é uma versão saudável e em forma de si - que, se for como nós, está sempre à procura de uma nova atividade para tornar o calendário mais colorido. Ah, e não se esqueça do seu passaporte!

Palavras:  marissamarieryan // Membro da Comunidade Workfrom

Fotografias: Outsite