Comment créer un environnement de bureau lorsque vous travaillez à distance

Dans un bureau, la communication tend à être facile - quand vous êtes à distance, une grande partie des conversations naturelles est perdue. Nous avons demandé à 10 membres d'Outsite de partager leurs conseils les plus utiles pour travailler efficacement en équipe, en travaillant à distance.

"La communication est essentielle. Les gens se sentent vraiment exclus lorsqu'ils ne communiquent pas suffisamment. Utilisez Slack tout le temps et pas seulement pour des choses liées au travail. Envoyez un tweet amusant, une blague, ou faites un petit coucou en visio. Si vous avez une conversation approfondie avec une équipe au bureau, résumez-la dans Slack pour que vos collègues à distance ne soient pas laissés pour compte. Plus vous avez de contacts humains, mieux c'est."

Alex Baker-Whitcomb, Responsable du développement de l'audience chez WIRED Magazine

'Utilisez une réunion hebdomadaire de toute l'équipe, soyez particulièrement aimable dans les e-mails/Slack, et assurez-vous d'avoir un excellent processus d'intégration (cela leur permet de comprendre la culture de l'entreprise lorsque vous les embauchez)'

Jessica Holsapple, SCG Consulting Group

'Un sens de collaboration et de travail d'équipe est absolument nécessaire pour créer un environnement d'équipe à distance sain. Promouvoir la communication d'équipe ainsi que la communication entre collègues est essentiel pour aider les gens à se sentir plus connectés et à avoir un sentiment d'appartenance et de propriété avec l'entreprise.'

Amber Haworth, CM Group/Compliance Monitor

'Faites confiance à votre équipe. Vous ne pouvez pas surveiller leurs faits et gestes en permanence. Donnez-leur la possibilité de réussir ou d'échouer, et ayez confiance que vous avez la bonne équipe en place. Célébrez leur succès. Aidez-les à apprendre de leurs échecs. Mais si vous constatez que des membres de l'équipe profitent de leur environnement à distance et ne prennent pas le travail au sérieux, trouvez de nouveaux membres pour l'équipe.'

Ethan Wall, Président de The Social Media Law Firm

'Communiquez souvent - faites de courtes réunions quotidiennes de 10 à 15 minutes pour faire le point sur les tâches de la journée, les obstacles et les questions.

Planifiez souvent - faites une réunion le lundi pour planifier les priorités de la semaine.

Établissez des objectifs mensuels clairs et des KPI qui sont réitérés chaque semaine lors de la réunion de planification.

Rencontrez en personne au moins une fois et idéalement toutes les quelques semaines ou mois pour créer des expériences de renforcement d'équipe. Ce n'est pas la même chose de travailler à distance avec quelqu'un derrière un ordinateur que de travailler à distance avec quelqu'un que vous avez rencontré. Les barrières que vous brisez en personne signifient que vous pouvez parler plus librement une fois que vous êtes tous les deux en ligne.'

Anais Tadlaoui, Responsable Marketing chez Just

'Mettez en place des outils de communication dès que possible et assurez-vous que leur utilisation est claire. Des outils comme Voxer, Slack, Trello et Front rendent cela beaucoup plus facile. Établissez un rythme de réunions pour que votre équipe sache quand elle peut compter sur vous et qu'elle ne vous sollicite pas tout le temps. Ils savent qu'ils peuvent en parler lors de votre réunion s'il faut en discuter.'

Kelsey Goobie, Responsable de la réussite client chez Dan Martell

'1. Communication: Il n'y a pas de partage excessif lorsque vous travaillez à distance. Mon équipe fournit des mises à jour importantes chaque fois que possible, pour tenir tout le monde au courant des informations essentielles, mais aussi pour nous aider à rester responsables.

2. Transparence: Cela rejoint la communication, mais être transparent signifie informer les gens lorsque vous avez besoin d'aide ou lorsque vous êtes bloqué avec quelque chose. Il n'y a pas de honte à demander de l'aide.

3. Trouvez ce qui fonctionne pour vous: Je suis bien plus productif dans mon travail à distance que je ne l'ai jamais été en travaillant dans un bureau. Un bureau comporte de nombreuses distractions, y compris les collègues et les réunions... ou les patrons qui font du micromanagement. En plus de cela, il y a cette énorme idée fausse selon laquelle simplement parce que vous êtes assis à un bureau, vous travaillez. Sans la pression d'être constamment physiquement attaché à mon bureau et de travailler pendant des heures déterminées, je suis capable de travailler lorsque je suis le plus productif.'

4. Confiance : Il y a beaucoup de confiance impliquée dans le travail à distance, de la part des employeurs et des employés, mais cela en soi est motivant. C'est bon de savoir que mon employeur a confiance en moi pour accomplir mon travail, avec le soin et l'attention nécessaires. Ils n'ont pas besoin de me surveiller. De même, je fais confiance que je recevrai le soutien dont j'ai besoin. C'est un sentiment formidable.'

Lily Rouff, Stratège des médias sociaux chez DuckDuckGo

'Depuis les premiers jours de MyLibrarian / In the Stacks, nous formons une équipe entièrement à distance, travaillant avec 23 stagiaires (pour des crédits) et 14 employés contractuels à différents moments au cours des cinq dernières années. Créer un environnement structuré et gérable est essentiel. Nous publions de nouvelles tâches le dimanche/le lundi et les vérifions le mercredi/le jeudi, et faisons confiance aux employés pour travailler de manière indépendante la plupart de la semaine. Cela fonctionne très bien pour notre petite équipe.'

Michelle Zaffino, Fondatrice de MyLibrarian

'Approfondissez le développement organisationnel et la croissance personnelle et utilisez ces concepts pour construire des équipes motivées, alignées et incitatives. Organisez une réunion quotidienne avec tous les membres de l'équipe où chacun partage ses succès d'hier, ses défis d'hier et ses 3 objectifs pour la journée. Faites de ces réunions un lieu de contact pour les équipes de travail à distance.'

John Vitale, Co-fondateur de Focus chez Will

'Beaucoup de communication ouverte!

J'aime avoir une réunion d'équipe hebdomadaire pour des mises à jour de haut niveau et établir des actions, ainsi que des réunions individuelles avec les contributeurs directs pour construire des relations et les soutenir si nécessaire.'

Je vais suivre les sujets discutés par e-mail et les ajouter dans OneNote comme point à l'ordre du jour de notre réunion de la semaine, puis communiquer l'ordre du jour au moins 24 heures avant l'appel, afin que les membres de l'équipe puissent se préparer. De cette façon, sauf si une chaîne d'e-mails de groupe est urgente et critique, nous pouvons faire suite au sujet lors de notre réunion récurrente où nous pouvons passer en revue et discuter de ce qui a été dit, prendre une décision et avancer. Je trouve cette approche plus efficace et productive que les échanges d'e-mails interminables peuvent l'être (surtout avec un grand groupe en copie). Ces chaînes ont tendance à devenir confuses rapidement, les gens sont moins susceptibles de contribuer leurs pensées et des malentendus peuvent involontairement provoquer des tensions en raison de malentendus dans le contexte et le ton.

WhatsApp est également un excellent service de messagerie à utiliser lorsque vous interagissez avec plusieurs équipes dans un environnement de travail rapide. J'utilise une variété de discussions de groupe (par discipline/département) et de discussions privées, avec des collègues et des amis. En particulier, j'adore la possibilité d'identifier à quel message vous répondez et les notes vocales sont incroyablement utiles lorsque vous êtes en déplacement ou que vous souhaitez fournir un contexte détaillé sur un sujet ! Naturellement, les gens envoient des photos et des mèmes, ce qui rend les choses amusantes aussi.'

Jason Campbell, Propriétaire de Next Generation Hospitality 

‍

Vous voulez plus de conseils sur le travail à distance? Consultez comment passer au travail à distance, ou nos astuces de productivité que vous pouvez essayer depuis chez vous.