Como Criar um Ambiente de Escritório ao Trabalhar Remotamente

Nos escritórios, a comunicação tende a ser fácil - quando estás a trabalhar remotamente, muitas das conversas naturais perdem-se. Pedimos a 10 Membros da Outsite para partilharem as suas dicas mais úteis para trabalhar eficientemente em equipa, quando a trabalhar remotamente.

'A comunicação é tudo. As pessoas sentem-se verdadeiramente excluídas quando não estão a comunicar tanto. Por isso, utiliza o Slack o tempo todo e não apenas sobre trabalho. Envia uma piada engraçada, ou uma brincadeira, ou faz um check-in por videochamada. Se estiveres a ter uma conversa aprofundada com a equipa no escritório, resume um pouco no Slack para que os teus colegas remotos não fiquem para trás. Quanto mais contacto humano puderes ter, melhor.'

Alex Baker-Whitcomb, Gestor de Desenvolvimento de Audiência na WIRED Magazine

'Realize uma reunião semanal de toda a equipa, seja especialmente pessoal nos emails/Slack e certifique-se de ter um ótimo processo de integração (para que compreendam a cultura da empresa quando os contratar)'

Jessica Holsapple, SCG Consulting Group

'Um sentido de colaboração e trabalho em equipa é absolutamente necessário para criar um ambiente saudável de equipa remota. Promover a comunicação da equipa, bem como a comunicação entre colegas, é essencial para ajudar as pessoas a sentirem-se mais ligadas e a terem um sentido de pertença e responsabilidade com a empresa.'

Amber Haworth, CM Group/Compliance Monitor

'Confie na sua equipa. Não pode estar sempre a supervisioná-los. Dê-lhes a capacidade de ter sucesso, ou falhar, e confie que tem a equipa certa no lugar. Celebre o seu sucesso. Ajude-os a aprender com os seus fracassos. Mas se descobrir que os membros da equipa aproveitam o ambiente remoto e não levam o trabalho a sério, encontre novos membros da equipa.'

Ethan Wall, Presidente da The Social Media Law Firm

'Comunique frequentemente - faça chamadas curtas de 10-15 minutos diariamente para atualizar as tarefas do dia, bloqueios e questões.

Planeie frequentemente - faça uma chamada às segundas-feiras para planear as prioridades da semana.

Crie objetivos mensais claros e KPIs que são reiterados todas as semanas na reunião de planeamento.

Encontrem-se pessoalmente pelo menos uma vez e idealmente a cada duas semanas ou meses para criar experiências de ligação em equipa. Não é a mesma coisa trabalhar remotamente com alguém atrás de um computador do que trabalhar remotamente com alguém que já conheceste. As barreiras que quebram pessoalmente significam que podes falar mais livremente quando ambos estão online.'

Anais Tadlaoui, Diretora de Marketing na Just

'Coloque ferramentas de comunicação o mais rápido possível e certifique-se de que o seu uso é claro. Ferramentas como Voxer, Slack, Trello e Front tornam isso muito mais fácil. Estabeleça uma cadência de reuniões para que a sua equipa saiba quando pode contar em conectar-se consigo e não esteja a contactá-lo o tempo todo. Eles sabem que podem trazer isso para a sua reunião se precisar de ser discutido.'

Kelsey Goobie, Líder de Sucesso do Cliente na Dan Martell

'1. Comunicação: Não há nada como partilhar em excesso quando se trabalha remotamente. A minha equipa fornece atualizações importantes sempre que possível, para manter todos a par do que é necessário saber, mas também para nos mantermos responsáveis.

2. Transparência: Isto está relacionado com a comunicação, mas ser transparente significa informar as pessoas quando precisa de ajuda ou quando está preso a algo. Não há vergonha em pedir ajuda.

3. Encontre o que funciona para si: Sou muito mais produtivo no meu trabalho remoto do que alguma vez fui a trabalhar num escritório. Um escritório tem muitas distrações, incluindo colegas e reuniões... ou chefes controladores. Além disso, há esta grande ideia errada de que só porque está sentado à secretária, está a trabalhar. Sem a pressão de estar constantemente fisicamente preso à minha secretária e a trabalhar em horas designadas, consigo trabalhar quando sou mais produtivo.'

4. Confiança: Há muita confiança envolvida no trabalho remoto, tanto por parte dos empregadores como dos funcionários, mas isso por si só é motivador. É bom saber que o meu empregador confia que vou realizar o meu trabalho, com o cuidado e atenção necessários. Eles não precisam de me supervisionar. Da mesma forma, confio que vou receber o apoio de que necessito. É uma sensação ótima.'

Lily Rouff, Estratega de Redes Sociais na DuckDuckGo

'Desde os primeiros dias da MyLibrarian / In the Stacks, temos sido uma equipa totalmente remota, trabalhando com 23 estagiários (para créditos) e 14 funcionários contratados em vários momentos durante os últimos cinco anos. Criar um ambiente estruturado e gerível é fundamental. Publicamos novas tarefas ao domingo/segunda-feira e fazemos o acompanhamento delas à quarta-feira/quinta-feira, confiando nos funcionários para trabalharem de forma independente durante a maior parte da semana. Funciona muito bem para a nossa pequena equipa.'

Michelle Zaffino, Fundadora da MyLibrarian

"Aprofunde-se no desenvolvimento organizacional e no crescimento pessoal e utilize esses conceitos para construir equipas motivadas, alinhadas e incentivadas. Realize uma reunião diária com todos os membros da equipa, onde cada um partilha as suas vitórias do dia anterior, os desafios do dia anterior e quais são os seus 3 objetivos para o dia. Torne as reuniões um ponto de contacto para equipas de trabalho distribuídas remotamente."

John Vitale, Cofundador da Focus at Will

"Muita comunicação aberta! Gosto de ter uma reunião semanal da equipa para atualizações de alto nível e para estabelecer ações, bem como reuniões individuais com contribuidores diretos para construir relacionamentos e apoiá-los conforme necessário."

Vou acompanhar os tópicos discutidos por e-mail e inseri-los no OneNote como um tópico de agenda para a nossa reunião naquela semana, comunicando a agenda pelo menos 24 horas antes da chamada, para que os membros da equipa possam estar preparados. Desta forma, a menos que uma cadeia de e-mails em grupo seja urgente e crítica, podemos dar seguimento ao tópico na nossa reunião recorrente, onde podemos rever e discutir o que foi dito, tomar uma decisão e avançar. Acho que esta abordagem é mais eficaz e produtiva do que as trocas de e-mails prolongadas podem ser (especialmente com um grande grupo em CC/Para). Essas cadeias têm tendência a tornar-se confusas rapidamente, as pessoas são menos propensas a contribuir com os seus pensamentos e as coisas podem ser inadvertidamente "mexidas" devido a mal-entendidos no contexto e no tom.

O WhatsApp é também um ótimo serviço de mensagens para usar quando interage com várias equipas num ambiente de trabalho acelerado. Eu uso uma variedade de chats em grupo (por disciplina/departamento) e chats privados, tanto com colegas como com amigos. Especificamente, adoro a capacidade de identificar a mensagem a que estás a responder e as notas de voz são incrivelmente úteis quando estás em movimento ou queres fornecer um contexto detalhado sobre um tópico! Naturalmente, as pessoas enviam fotos e memes, o que também torna tudo mais divertido.'

Jason Campbell, Proprietário da Next Generation Hospitality 

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