Como lidar com impostos e época de impostos como um nômade digital

Não é segredo que fazer os impostos é uma tarefa aborrecida, confusa e frustrante. Além disso, fazer os seus impostos como um nómada digital ou freelancer torna as coisas ainda mais desconcertantes. Com o prazo para os impostos a aproximar-se para os cidadãos dos EUA, queremos ajudar aqueles de vocês que estão a tentar descobrir como apresentar os seus impostos, lidar com despesas e muito mais. Aqui está como lidar com a época dos impostos quando é um nómada digital, incluindo dicas de especialistas em impostos da TaxSmart.

Os nómadas digitais têm de pagar impostos?
Em resumo, sim.

Visto que os Estados Unidos têm um sistema de impostos baseado na cidadania, tem de pagar impostos, mesmo que seja um trabalhador remoto e tenha passado a maior parte do seu tempo a viajar fora do estado ou do país...a menos que passe 330 dias ou mais do ano fora dos EUA. 

Os nossos amigos da TaxSmart disseram-nos: "Os nómadas que são cidadãos dos EUA podem ser elegíveis para a Isenção de Rendimentos Auferidos no Estrangeiro. Basicamente, se trabalhar remotamente e viajar para fora do país por mais de 330 dias num período de 12 meses, poderá evitar pagar impostos sobre os primeiros $109,500 (2019) que ganhar. Para reclamar a Isenção de Rendimentos Auferidos no Estrangeiro, precisa de cumprir ou o teste de presença física (ou seja, estar fora dos EUA por 330 dias ou mais) ou provar que é um residente de facto de um país estrangeiro."

Viajar mais e evitar pagar impostos? Contem connosco! Pode saber mais sobre os critérios para esta exclusão no site do IRS aqui. 

Datas Importantes para Nómadas Digitais durante a Época Fiscal

Quando é o Prazo de Entrega de Impostos?

18 de abril.

Quando é o Prazo de Extensão de Impostos?

15 de junho.

O prazo geral é 18 de abril, mas se precisar de mais tempo (e honestamente...quem é que não precisa) pode facilmente pedir uma extensão através do IRS, o que lhe dará mais 6 meses para entregar. No entanto, terá de pedir a extensão antes do prazo de entrega de impostos de 18 de abril. Pode facilmente entregar online no IRS aqui.

O TaxSmart diz: "18 de abril é o prazo para entregar e pagar. Se pedir uma extensão, ainda terá de pagar qualquer saldo até 15 de abril ou será penalizado por pagamento tardio. Se viver no estrangeiro em tempo integral, tem automaticamente até 15 de junho para entregar e pagar os seus impostos (Ver Pub 509 do IRS)."

 TL;DR: Entregue os seus impostos até 18 de abril, ou peça uma extensão até 15 de abril para ter mais 6 meses para entregar. 

Como lidar com impostos e despesas como um nômade digital

Alerta de spoiler: Manter o controle das suas despesas de forma organizada ao longo do ano facilitará muito as coisas para você na hora de declarar os seus impostos. Saber o que pode ser considerado uma despesa pode ajudar a poupar bastante em impostos.

De acordo com o IRS, “Despesas de negócios são o custo de conduzir uma atividade comercial. Normalmente, estas despesas são dedutíveis se a empresa opera com o intuito de obter lucro.” Quanto ao tipo de despesas consideradas dedutíveis, eles afirmam, “Para ser dedutível, uma despesa de negócio deve ser tanto comum como necessária. Uma despesa comum é aquela que é habitual e aceite na sua atividade comercial. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para a sua atividade comercial.”

Então...o que é que isso significa? A TaxSmart tem algumas diretrizes úteis sobre o que pode deduzir como despesa de negócio como nómada digital:

 
O que é uma despesa de negócio para efeitos fiscais?
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• Dispositivos (computadores, telemóveis, acessórios para computador e telemóvel)
• Software que utiliza para o seu negócio (por exemplo, o Photoshop se estiver numa área criativa)
• Materiais de escritório (cadernos, tinta para impressoras, etc.)
• Internet (para o seu computador e telemóvel, portanto, sim, os custos do seu cartão SIM e similares podem ser deduzidos)
• Taxas de adesão a espaços de coworking
• Escritório em casa (uma percentagem do seu aluguer total)
• Despesas de viagem relacionadas com o negócio
• Taxas bancárias
• Taxas legais (taxas de licenciamento para o seu negócio, por exemplo)
• Serviços ou software de contabilidade
• Custos de marketing (honorários de consultores, alojamento web, custos de publicidade)
• Taxas de associações profissionais
• Cursos ou educação relacionados com o seu trabalho
• Livros ou revistas relacionados com o seu trabalho
• Conferências ou eventos relacionados com o seu trabalho

Está a pensar se as suas estadias na Outsite podem ser deduzidas? A TaxSmart diz: "As viagens relacionadas com negócios geralmente são dedutíveis, dependendo do seu estado de residência fiscal. A maioria dos nómadas dos EUA tem residência fiscal num estado, por isso, se for para encontrar um cliente ou participar numa convenção longe da sua residência fiscal, poderá deduzir os custos de alojamento, como a sua estadia na Outsite. Algumas regras aplicam-se em certas situações, por isso é sempre melhor falar com um consultor fiscal que compreenda a situação dos trabalhadores remotos. Existem multas pesadas por declarações incorretas!"

Quanto ao custo das passagens aéreas, não pode simplesmente deduzir qualquer voo. "É importante lembrar que as viagens só podem ser deduzidas se forem para fins comerciais. Se for um designer web que pode trabalhar de qualquer lugar e viajar, provavelmente as suas viagens não serão dedutíveis. No entanto, se for um blogger de viagens que ganha dinheiro viajando e escrevendo sobre isso, então sim, as viagens serão dedutíveis", diz a TaxSmart.

Quanto ao que não pode ser deduzido, o TaxSmart diz que um erro comum é deduzir despesas com vestuário. Eles dizem: "Tenha cuidado com o vestuário. Se precisar de um uniforme ou de certos tipos de calçado para desempenhar o seu trabalho, talvez consiga reclamar isso como dedução. Apenas precisa conseguir provar que usar essa peça de roupa é um requisito da sua descrição de trabalho. Infelizmente, para a maioria de nós, isso significa que o fato caro que comprou para a sua grande apresentação provavelmente não pode ser deduzido!"

Algumas outras despesas que o IRS não permite como deduções são despesas de deslocação e despesas de entretenimento. Pode obter mais informações sobre despesas no site do IRS aqui. 

Melhores Aplicações de Finanças para Freelancers

Ao longo do ano, mantenha o controle das suas despesas contratando um contabilista, ou utilizando uma aplicação como Expensify ou Mint. Ter uma conta bancária empresarial separada e/ou um cartão de crédito pode ser muito útil também.  

O que fazer se tiver funcionários

Tem a sua própria empresa, com funcionários a trabalhar para si? Terá trabalho extra a fazer durante a época fiscal.

"Os requisitos de declaração de funcionários dependem do seu estatuto individual de emprego. Se tiver 'funcionários' e uma folha de pagamento adequada, a sua empresa deve reter impostos e emitir um formulário W-2. Se contratar empreiteiros independentes, deve pagá-los sem retenção de impostos e emitir um formulário 1099 a quem for pago mais de $600 no final do ano", diz a TaxSmart.

Também vai querer tomar nota de quaisquer leis específicas do estado. Por exemplo, de acordo com o TaxSmart, "a Califórnia acabou de alterar as regras para os trabalhadores independentes. Terá de garantir que eles passem no teste ABC para se qualificarem como trabalhadores independentes e não como empregados." 

Vale especialmente a pena ter a ajuda de um profissional de impostos se tiver empregados, para garantir que todas as leis estaduais e federais estejam a ser seguidas e que esteja a apresentar as declarações de forma adequada para evitar multas. 

Se a sua empresa estiver registada como uma sociedade, como uma LLC, quer tenha ou não funcionários, algumas coisas serão feitas de forma diferente no processo fiscal. Por exemplo, poderá qualificar-se para créditos fiscais ou outros benefícios. Dependerá do seu negócio. Pode saber mais no site da Associação de Pequenas Empresas dos EUA aqui. 

"Os cidadãos dos EUA ou residentes alienígenas são obrigados a apresentar uma declaração pessoal. Se tiver uma empresa (não uma corporação), o rendimento e as perdas da sua empresa devem ser declarados no Anexo C na maioria dos casos. Se for uma S-Corp ou C-Corp, será necessário apresentar uma declaração separada," diz a TaxSmart.

Precisa de ajuda com os seus impostos como nómada digital? Se está à procura do serviço certo para si, considere a TaxSmart, uma vez que são especializados em impostos para nómadas digitais. Além disso, oferecem aos Membros da Outsite um desconto de 15% nos serviços de preparação de impostos. Pode marcar uma consulta virtual aqui.