Cómo lidiar con impuestos y la temporada de impuestos como nómada digital

No es un secreto que hacer impuestos es una tarea aburrida, confusa y frustrante. Además, hacer tus impuestos como nómada digital o freelancer hace las cosas aún más desconcertantes. Con la fecha límite de impuestos acercándose para los ciudadanos estadounidenses, queremos ayudar a aquellos de ustedes que están tratando de averiguar cómo presentar sus impuestos, lidiar con gastos y más. Así es como lidiar con la temporada de impuestos cuando eres un nómada digital, incluyendo consejos de expertos fiscales en TaxSmart.

¿Los nómadas digitales tienen que pagar impuestos?
En resumen, sí.

Dado que Estados Unidos tiene un sistema de impuestos basado en la ciudadanía, tienes que pagar impuestos, incluso si eres un trabajador remoto y has pasado la mayor parte de tu tiempo viajando fuera del estado o del país... a menos que pases 330 días o más del año fuera de los EE. UU. 

Nuestros amigos de TaxSmart nos dijeron: "Los nómadas que son ciudadanos estadounidenses pueden ser elegibles para la Exclusión de Ingresos Devengados en el Extranjero. Básicamente, si trabajas de forma remota y viajas fuera del país durante más de 330 días dentro de un período de 12 meses, es posible que puedas evitar pagar impuestos sobre los primeros $109,500 (2019) que ganas. Para reclamar la Exclusión de Ingresos Devengados en el Extranjero, debes cumplir con el test de presencia física (es decir, estar fuera de los EE. UU. durante 330 días o más) o demostrar que eres residente legítimo de un país extranjero".

¿Viajar más y evitar pagar impuestos? ¡Nos apuntamos! Puedes obtener más información sobre los criterios para esta exclusión en el sitio web del IRS aquí. 

Fechas Importantes para Nómadas Digitales durante la Temporada de Impuestos

¿Cuándo es la Fecha Límite para Presentar Impuestos?

18 de abril.

¿Cuándo es la Fecha Límite para la Extensión de Impuestos?

15 de junio.

La fecha límite en general es el 18 de abril, pero si necesitas más tiempo (y honestamente... ¿quién no lo necesita?) puedes solicitar fácilmente una extensión a través del IRS que te dará 6 meses más para presentar tu declaración. Sin embargo, tendrás que solicitar la extensión antes de la fecha límite de presentación de impuestos del 18 de abril. Puedes presentar fácilmente en línea con el IRS aquí.

TaxSmart dice: "El 18 de abril es la fecha límite para presentar y pagar. Si solicitas una extensión, aún necesitas pagar cualquier saldo para el 15 de abril o serás penalizado por pagar tarde. Si vives en el extranjero a tiempo completo, automáticamente tienes hasta el 15 de junio para presentar y pagar tus impuestos (Ver IRS Pub 509)."

 TL;DR: Presenta tus impuestos antes del 18 de abril, o solicita una extensión antes del 15 de abril para tener 6 meses más para presentar. 

Cómo lidiar con impuestos y gastos como un nómada digital

Alerta de spoiler: Llevar un registro de tus gastos de manera organizada a lo largo del año te facilitará mucho las cosas a la hora de presentar tus impuestos. Saber qué gastos puedes deducir puede ayudarte a ahorrar mucho en impuestos.

Según el IRS, “Gastos de negocio son el costo de llevar a cabo un oficio o negocio. Estos gastos suelen ser deducibles si el negocio opera para obtener un beneficio.” En cuanto a qué tipo de gastos consideran deducibles, ellos dicen, “Para ser deducible, un gasto de negocio debe ser tanto ordinario como necesario. Un gasto ordinario es aquel que es común y aceptado en su oficio o negocio. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para su oficio o negocio.”

Entonces... ¿qué significa eso realmente? TaxSmart tiene algunas pautas útiles sobre qué puedes deducir como gasto de negocio como nómada digital:

 
¿Qué es un gasto de negocio para fines fiscales?
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• Dispositivos (computadoras, teléfonos, accesorios para computadora y teléfono)
• Software que utilizas para tu negocio (por ejemplo, Photoshop si estás en un campo creativo)
• Suministros de oficina (cuadernos, tinta para impresoras, etc.)
• Internet (para tu computadora y teléfono, por lo que sí, tus costos de tarjeta SIM y similares pueden ser deducibles)
• Cuotas de membresía de espacio de coworking
• Oficina en casa (un porcentaje de tu alquiler total)
• Gastos de viaje relacionados con el negocio
• Tarifas bancarias
• Honorarios legales (tarifas de licencia para tu negocio, por ejemplo)
• Servicios o software de contabilidad
• Costos de marketing (honorarios de consultores, alojamiento web, costos publicitarios)
• Cuotas de membresía para asociaciones profesionales
• Cursos o educación relacionados con tu trabajo
• Libros o revistas relacionados con tu trabajo
• Conferencias o eventos relacionados con tu trabajo

¿Te preguntas si tus estancias en Outsite pueden ser deducibles? TaxSmart dice: "Los viajes relacionados con negocios suelen ser deducibles, dependiendo de tu estado de residencia fiscal. La mayoría de los nómadas estadounidenses tienen residencia en un estado, por lo que si vas a encontrarte con un cliente o asistir a una convención lejos de tu hogar fiscal, podrás reclamar los costos de alojamiento, como tu estancia en Outsite. Se aplican algunas reglas en ciertas situaciones, por lo que siempre es mejor hablar con un asesor fiscal que comprenda la situación de los trabajadores remotos. ¡Hay multas cuantiosas por presentar declaraciones incorrectas!"

Cuando se trata de pasajes aéreos, no puedes simplemente deducir cualquier vuelo. "Es importante recordar que los viajes solo pueden ser deducidos si son con fines comerciales. Si eres un diseñador web que puede trabajar desde cualquier lugar y viajas, probablemente tu viaje no será deducible. Sin embargo, si eres un bloguero de viajes que gana dinero viajando y escribiendo al respecto, entonces sí, el viaje sería deducible", dice TaxSmart.

En cuanto a lo que no se puede deducir, TaxSmart dice que un error común es deducir la ropa. Ellos dicen: "Ten cuidado con la ropa. Si necesitas un uniforme o ciertos tipos de calzado para hacer tu trabajo, es posible que puedas reclamarlo como deducción. Solo necesitas poder demostrar que usar esa prenda de vestir es un requisito de tu descripción de trabajo. Desafortunadamente, para la mayoría de nosotros, eso significa que el traje caro que compraste para tu gran presentación probablemente no se puede deducir".

Algunos otros gastos que el IRS no permite deducir son los gastos de desplazamiento y los gastos de entretenimiento. Puedes obtener más información sobre los gastos en el sitio del IRS aquí. 

Mejores aplicaciones financieras para freelancers

A lo largo del año, lleve un registro de sus gastos contratando a un contador, o use una aplicación como Expensify o Mint. Tener una cuenta bancaria comercial y/o una tarjeta de crédito separada puede ser de gran ayuda también.  

Qué hacer si tiene empleados

¿Tiene su propia empresa, completa con empleados que trabajan para usted? Tendrá trabajo adicional que hacer durante la temporada de impuestos.

"Los requisitos de presentación de empleados dependen de su estado de empleo individual. Si tiene 'empleados' y una nómina adecuada, su empresa debería retener impuestos y emitir un formulario W-2. Si contrata a contratistas independientes, debería pagarles sin retener impuestos y emitir un formulario 1099 a cualquiera que haya pagado más de $600 al final del año", dice TaxSmart.

También querrás tomar nota de las leyes específicas de cada estado. Por ejemplo, según TaxSmart, "California acaba de cambiar las reglas para los contratistas independientes. Deberás asegurarte de que cumplan con las reglas del test ABC para calificar como contratistas y no como empleados".

Vale la pena especialmente contar con la ayuda de un profesional de impuestos si tienes empleados, para asegurarte de que se cumplan todas las leyes estatales y federales y de que estés presentando adecuadamente para evitar multas.

Si tu negocio está registrado como una empresa, como una LLC, ya sea que tengas empleados o no, algunas cosas se harán de manera diferente en el proceso de impuestos. Por ejemplo, es posible que califiques para créditos fiscales u otros beneficios. Dependerá de tu negocio. Puedes obtener más información en el sitio web de la Asociación Estadounidense de Pequeñas Empresas aquí. 

"Los ciudadanos estadounidenses o extranjeros residentes deben presentar una declaración personal. Si tienes una empresa (que no sea una corporación), tus ingresos y pérdidas comerciales deben informarse en el Anexo C en la mayoría de los casos. Si eres una S-Corp o C-Corp, se deberá presentar una declaración por separado", dice TaxSmart.

¿Necesitas ayuda con tus impuestos como nómada digital? Si estás buscando el servicio adecuado para ti, considera a TaxSmart, ya que se especializan en impuestos para nómadas digitales. Además, ofrecen a los miembros de Outsite un descuento del 15% en los servicios de preparación de impuestos. Puedes programar una cita virtual aquí.