Cómo crear un ambiente de oficina al trabajar de forma remota

En una oficina, la comunicación tiende a ser fácil, pero cuando estás trabajando de forma remota, se pierde gran parte de la conversación natural que suele ocurrir. Le pedimos a 10 miembros de Outsite que compartieran sus consejos más útiles para trabajar eficientemente juntos como equipo cuando están trabajando de forma remota.

"La comunicación lo es todo. La forma en que las personas se sienten realmente excluidas es cuando no están comunicándose tanto. Así que utiliza Slack todo el tiempo y no solo para asuntos de trabajo. Comparte un tweet divertido, o un chiste, o haz un check-in a través de video chat. Si estás teniendo una conversación profunda con un equipo en la oficina, resume un poco en Slack para que tus compañeros remotos no se queden atrás. Cuanto más contacto humano puedas tener, mejor."

Alex Baker-Whitcomb, Gerente de Desarrollo de Audiencia en WIRED Magazine

'Utilice una reunión semanal de todo el equipo, sea especialmente amigable en correos electrónicos/Slack y asegúrese de tener un excelente proceso de integración (esto es para que comprendan la cultura de la empresa cuando los contrate)'

Jessica Holsapple, SCG Consulting Group

'Un sentido de colaboración y trabajo en equipo es absolutamente necesario para crear un ambiente de equipo remoto saludable. Promover la comunicación en equipo, así como la comunicación entre colegas, es esencial para ayudar a las personas a sentirse más conectadas y tener un sentido de pertenencia y propiedad con la empresa.'

Amber Haworth, CM Group/Compliance Monitor

'Confía en tu equipo. No puedes estar mirando por encima del hombro de ellos todo el tiempo. Dales la capacidad de tener éxito, o fallar, y confía en que tienes al equipo adecuado en su lugar. Celebra su éxito. Ayúdalos a aprender de sus fracasos. Pero si encuentras que los miembros del equipo se aprovechan de su entorno remoto y no se toman el trabajo en serio, encuentra nuevos miembros del equipo.'

Ethan Wall, Presidente de The Social Media Law Firm

'Comunícate a menudo: haz llamadas cortas de 10-15 minutos diariamente para ponerse al día con las tareas del día, los obstáculos y las preguntas.

Planea a menudo: haz una llamada los lunes para planificar las prioridades de la semana.

Crea metas mensuales claras y KPIs que se reiteren cada semana en la reunión de planificación.

Reúnase en persona al menos una vez y idealmente cada par de semanas o meses para crear experiencias de unión en equipo. No es lo mismo trabajar de forma remota con alguien detrás de una computadora que trabajar de forma remota con alguien a quien has conocido. Las barreras que rompes en persona significan que puedes hablar más libremente una vez que ambos están en línea.'

Anais Tadlaoui, Jefa de Marketing en Just

'Ponga herramientas de comunicación en su lugar lo antes posible y asegúrese de que su uso sea claro. Herramientas como Voxer, Slack, Trello y Front hacen que esto sea mucho más fácil. Establezca una cadencia de reuniones para que su equipo sepa cuándo pueden contar con conectarse con usted y no estén buscando comunicarse todo el tiempo. Saben que pueden llevarlo a su reunión si necesita ser discutido.'

Kelsey Goobie, Líder de Éxito del Cliente en Dan Martell

'1. Comunicación: No existe tal cosa como compartir demasiada información cuando trabajas de forma remota. Mi equipo proporciona actualizaciones importantes siempre que sea posible, para mantener a todos al tanto de lo que necesitan saber, pero también para ayudarnos a ser responsables.

2. Transparencia: Esto se relaciona con la comunicación, pero ser transparente significa hacerle saber a la gente cuando necesitas ayuda o cuando estás atascado con algo. No hay vergüenza en pedir ayuda.

3. Encuentra lo que funciona para ti: Soy mucho más productivo en mi trabajo remoto de lo que era trabajando en una oficina. Una oficina tiene muchas distracciones, incluyendo compañeros de trabajo y reuniones... o jefes que supervisan en exceso. Además, hay un gran error de concepto de que solo porque estás sentado en un escritorio, estás trabajando. Sin la presión de estar constantemente pegado físicamente a mi escritorio y trabajar en horas designadas, puedo trabajar cuando soy más productivo.'

4. Confianza: Hay mucha confianza involucrada en el trabajo remoto, tanto de parte de los empleadores como de los empleados, pero eso en sí mismo es motivador. Se siente bien saber que mi empleador confía en que realizaré mi trabajo, con el cuidado y la atención que necesita. Ellos no necesitan cuidarme. De igual manera, confío en que recibiré el apoyo que necesito. Es una sensación genial.'

Lily Rouff, Estratega de Redes Sociales en DuckDuckGo

'Desde los primeros días de MyLibrarian / In the Stacks, hemos sido un equipo completamente remoto, trabajando con 23 pasantes (para créditos) y 14 empleados contratados en varios momentos durante los últimos cinco años. Crear un ambiente estructurado y manejable es clave. Publicamos nuevas tareas los domingos/lunes y las revisamos los miércoles/jueves, y confiamos en que los empleados trabajen de forma independiente la mayor parte de la semana. Funciona muy bien para nuestro pequeño equipo.'

Michelle Zaffino, Fundadora de MyLibrarian

'Profundiza en el desarrollo organizacional y el crecimiento personal, y utiliza esos conceptos para construir equipos motivados, alineados y incentivados. Realiza una reunión diaria con todos los miembros del equipo donde cada uno comparte sus logros del día anterior, sus desafíos del día anterior y cuáles son sus 3 objetivos para el día. Haz que las reuniones sean un punto de contacto para equipos de trabajo remotos y distribuidos.'

John Vitale, Cofundador de Focus at Will

'¡Mucha comunicación abierta!

Me gusta tener una reunión semanal de equipo para actualizaciones de alto nivel y establecer acciones, así como reuniones individuales con colaboradores directos para construir relaciones y apoyarlos según sea necesario.

Seguiré los temas que se estén discutiendo por correo electrónico y los incluiré en OneNote como un tema del orden del día para nuestra reunión de esa semana, luego comunicaré el orden del día al menos 24 horas antes de la llamada, para que los miembros del equipo puedan estar preparados. De esta manera, a menos que una cadena de correos electrónicos grupales sea urgente y crítica, podemos hacer un seguimiento del tema en nuestra reunión recurrente donde podemos revisar y discutir lo que se dijo, tomar una decisión y avanzar. Encuentro que este enfoque es más efectivo y productivo que los intercambios de correos electrónicos prolongados (especialmente con un gran grupo en CC/Para). Esos hilos tienden a volverse confusos rápidamente, las personas son menos propensas a contribuir con sus pensamientos y las plumas pueden ser 'alborotadas' involuntariamente debido a malentendidos en el contexto y el tono.

WhatsApp es también un excelente servicio de mensajería para usar cuando interactúas con múltiples equipos en un entorno laboral de ritmo rápido. Utilizo una variedad de chats grupales (por disciplina/departamento) y chats privados, tanto con colegas como con amigos. Específicamente, me encanta la capacidad de identificar a qué mensaje estás respondiendo y los mensajes de voz son increíblemente útiles cuando estás en movimiento o quieres proporcionar un contexto detallado sobre un tema. ¡Naturalmente, la gente envía fotos y memes, lo que también lo hace divertido!'

Jason Campbell, Propietario de Next Generation Hospitality 

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